A levelezőprogramok (pl. Thunderbird, Outlook, Outlook Express) az e-mail cím létrehozásakor megkérdezik, hogy „POP3” vagy „IMAP” fiókot szeretnénk felvenni.
POP3 beállítás használatakor a levelezőprogram a beérkezett e-mail-eket letölti, majd törli a szerverről.
IMAP beállítás használatakor a levelezőprogram a beérkezett e-mail-eket letölti, de csak akkor töri a szerverről, ha erre külön utasítjuk.
Így lehetséges egy olyan megoldás, hogy több számítógépen beállítjuk ugyanazt az e-mail címet IMAP hozzáféréssel.
A módszer hátránya, hogy ha a postafiók valamelyik használója töröl egy levelet a fiókból, az az összes többi használó számára is törlődik.